Manual de ejercicio legal en LegalTech

Deber de competencia tecnológica

1.1 Qué cubre el deber de competencia tecnológica

Conocer algunas herramientas, diseños, gestión informática, modelos, asi como; en dónde falla y qué riesgos introduce.

• Saber qué datos salen del despacho cada vez que se usa un servicio en la nube (IA incluida).
• Conocer los límites de la herramienta: alucinaciones en LLMs, falsos positivos en analítica, sesgo en modelos predictivos.
• Poder reconstruir, ante un tercero, cómo se llegó a una conclusión automatizada.
• Actualizarse cuando la norma cambia: Circular SIC 002/2024, Ley 2213/2022, pronunciamientos de la Corte sobre IA.

1.2 Matriz mínima de conocimiento

Política interna de uso de IA en el despacho

2.1 Componentes mínimos de la política

• Inventario de herramientas autorizadas (nombre, proveedor, país de datos, tipo de servicio).
• Casos permitidos y prohibidos por herramienta (p. ej. prohibido usar ChatGPT con información financiera de clientes sin acuerdo de tratamiento de datos).
• Obligación de revisión humana antes de que cualquier salida entre al expediente o se remita al cliente.
• Protocolo de incidentes: qué hacer si la herramienta entregó información errónea que alcanzó a salir.
• Capacitación anual obligatoria para todo el equipo, con registro de asistencia.

2.2 Cláusulas recomendadas en el contrato de prestación de servicios

Si la IA va a procesar datos del cliente, eso debe estar escrito. Sin cláusula explícita, el uso compromete al abogado por violación del secreto profesional.

• Autorización específica para el uso de herramientas de IA sobre información del cliente, con finalidad acotada.
• Lista de herramientas autorizadas y proveedores, con posibilidad de actualizarse previo aviso al cliente.
• Garantía de que, para decisiones jurídicas relevantes (memoriales, conceptos, dictámenes), siempre habrá revisión humana profesional.
• Compromiso de no incluir en entrenamientos (si la herramienta lo permite desactivar) la información del cliente.
• Cláusula de notificación en caso de incidente de seguridad o respuesta errónea que haya salido del despacho.

DÉCIMA — USO DE HERRAMIENTAS DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL
Y TECNOLOGÍA LEGALTECH. EL CLIENTE autoriza al ABOGADO el
uso de herramientas de inteligencia artificial, analítica y
automatización jurídica enumeradas en el Anexo A, únicamente
para los fines del encargo profesional y sujeto a:
(i) revisión humana significativa del ABOGADO sobre toda
salida que se remita al CLIENTE o se aporte a autoridad;
(ii) cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el régimen de
habeas data y la Circular SIC 002/2024;
(iii) prohibición expresa de incluir la información del
CLIENTE en datasets de entrenamiento de terceros;
(iv) obligación del ABOGADO de notificar dentro de los
tres (3) días hábiles cualquier incidente de seguridad o
error material que haya trascendido fuera del despacho.

Habeas data en la práctica diaria

3.1 Tres preguntas que el abogado debe poder contestar hoy

• ¿Dónde viven los datos personales que administro (países, proveedores, versiones)?
• ¿Qué base legal sustenta el tratamiento (consentimiento, contrato, mandato judicial)?
• ¿Cómo respondo en menos de 15 días hábiles a una solicitud de acceso, rectificación o supresión?

3.2 Buenas prácticas mínimas

• Aviso de privacidad actualizado, accesible, enviado al cliente al inicio del encargo.
• Registro interno de tratamientos con finalidad específica, tiempo de retención y medidas de seguridad.
• Lista de proveedores con acceso a datos (cloud, IA, gestión documental) y su respectivo acuerdo de tratamiento.
• Procedimiento escrito para derechos ARCO con responsable, formato y tiempo de respuesta.
• Registro de incidentes con reporte a la SIC cuando la gravedad lo exige.

SARLAFT y prevención del lavado en el despacho

4.1 Señales rojas típicas en un despacho LegalTech

• Cliente nuevo que insiste en pagar en efectivo o en criptoactivos sin explicación razonable.
• Estructura societaria que no tiene propósito comercial evidente (cascada de SAS vacías).
• Solicitud de redactar contratos cuyo único efecto es mover fondos entre jurisdicciones con poca sustancia económica.
• Clientes vinculados con PEP (Personas Expuestas Políticamente) sin debida diligencia reforzada.
• Reticencia del cliente a entregar documentación de identidad o de origen de fondos.

4.2 Checklist de vinculación (onboarding) del cliente

• Identificación plena: documento, fecha de nacimiento, dirección, contacto verificado.
• Para personas jurídicas: certificado de cámara de comercio, composición accionaria real, beneficiarios finales.
• Origen de los fondos y propósito de la relación.
• Listas restrictivas (ONU, OFAC, listas vinculantes): consulta registrada con fecha.
• Reevaluación periódica según riesgo (alto, medio, bajo).

Evidencia digital y cadena de custodia

5.1 Principios rectores

• Integridad: el documento digital debe probar que no ha sido alterado desde su obtención (hash + firma).
• Autenticidad: quién lo produjo, quién lo tuvo en su poder, cadena documentada.
• Reproducibilidad: cualquier perito debe poder llegar al mismo resultado siguiendo los pasos registrados.
• Proporcionalidad: no todo requiere peritaje forense; el costo del aseguramiento debe ser coherente con el valor probatorio esperado.

5.2 Protocolo mínimo para asegurar prueba digital

• Registrar fecha, hora (con zona horaria), dispositivo y usuario que realiza la obtención.
• Calcular hash SHA-256 del archivo inmediatamente después de obtenerlo y registrarlo en un documento firmado.
• Cuando sea posible, acudir a notaría para acta de presencia o a perito informático certificado para levantamiento.
• Preservar metadatos (EXIF en imágenes, cabeceras en correos, logs de plataforma) junto al contenido.
• Guardar una copia en soporte separado, bajo control de acceso, antes de cualquier análisis.

5.3 Qué decirle al cliente cuando pregunta por el pantallazo

El cliente suele llegar con pantallazos: útiles para entender el caso, insuficientes para litigar. La función del abogado es explicar por qué y, si el caso lo amerita, activar el protocolo completo.

La comunicación al cliente debe incluir: qué se asegura, qué no se asegura, cuánto cuesta, cuánto demora, y qué decisión queda en manos de quién.

Honorarios y modelo de negocio con IA dentro

6.1 Cuatro modelos posibles

6.2 Transparencia en el uso de IA para honorarios

• Informar al cliente si parte del trabajo se apoya en IA y cómo eso impacta el precio.
• Evitar cobrar tiempo humano por tareas ejecutadas por la herramienta: además de ético, es insostenible comercialmente.
• Cuando el éxito dependa de predicciones estadísticas, no vender 'probabilidad de ganar' sin contexto del intervalo de credibilidad.

Comunicación con el cliente no técnico

7.1 Fórmula de comunicación en tres movimientos

• Qué se hizo — en lenguaje común (por ejemplo: 'revisamos 140 sentencias con ayuda de un sistema de búsqueda asistida y seleccionamos 7 relevantes').
• Qué significa — en términos del problema del cliente ('de esas 7, hay 3 a favor directo de tu postura y 4 que presentan riesgos').
• Qué sigue — una decisión concreta ('propongo radicar tutela el viernes; necesito que firmes el poder hoy').

7.2 Frases que conviene tener a la mano

Auditoría legal anual del despacho

8.1 Checklist anual mínimo

• Política interna de uso de IA revisada y firmada por el equipo.
• Inventario de tratamientos de datos personales y proveedores.
• Registro de incidentes del año y acciones correctivas.
• Revisión de cláusulas tipo en contratos de retainer (última actualización menor a 12 meses).
• Muestra aleatoria de 10 expedientes: ¿hay trazabilidad del uso de IA en cada uno?
• Indicadores de calidad del RAG interno si aplica (precisión >95% en preguntas doradas).
• Capacitación registrada del equipo en ética profesional y LegalTech.

8.2 Responsable designado

Un despacho con más de tres profesionales puede necesitar un 'responsable de cumplimiento LegalTech'. No tiene por qué ser un cargo nuevo: puede ser un abogado senior con el tiempo y la autoridad para decir 'esto no sale así'.

Lo importante es que exista un nombre en el organigrama: sin responsable, la política no se ejecuta.

Decálogo del abogado LegalTech

9.1 Las diez reglas

• Firmas tú, no la herramienta. La responsabilidad viaja con tu tarjeta profesional.
• Si la herramienta calcula plata, que sea determinística. Nunca un LLM para liquidaciones, prescripciones, intereses.
• Si no puedes explicárselo al cliente, no lo uses en su caso.
• Si el proveedor entrena con datos de clientes y no puedes desactivarlo, no le subas información confidencial.
• Cada uso relevante de IA queda registrado: qué, cuándo, con qué entrada, con qué salida.
• La precisión jurídica antes que la velocidad: un memorial firmado con una cita inventada es una mancha que no se borra.
• Reconoces la incertidumbre y la comunicas con honestidad, en intervalos, no en certezas.
• Ante señales SARLAFT: paras, preguntas, documentas. Si la respuesta no satisface, declinas.
• Cumples con habeas data aun cuando el cliente no lo reclama. La SIC sí lo va a reclamar.
• Capacitas a tu equipo y a ti mismo. En LegalTech, estar desactualizado dos años equivale a ejercer sin saber.